A grande quantidade de tarefas em um escritório de contabilidade pode fazer o trabalho se tornar extremamente complicado. Então, para que você não coloque em risco o cumprimento de realização de todas as atividades e prazos, é preciso otimizar processos.
Há algumas práticas muito simples que acabam ajudando nesse trabalho, permitindo que todos cumpram com suas funções em tempo hábil, garantindo bons resultados, aumentando a produtividade e assegurando um excelente atendimento aos clientes.
Pensando nisso, vamos apresentar algumas dicas infalíveis para que possa otimizar os processos do seu escritório.
- Faça um bom planejamento
O primeiro passo para otimizar processos é saber usar bem o tempo, fazendo um acompanhamento de todas as tarefas que estão sendo executadas, além de encontrar os pontos fracos que devem ser melhorados e os fortes que servem como referência.
- Defina as prioridades do escritório
Definir as prioridades é uma das maneiras de otimizar processos em um escritório contábil. Quando se trata de otimizar o tempo, busque organizar todos os processos, priorizando os que são mais urgentes, principalmente quando se fala de cumprimento de prazos.
- Utilize sistemas atualizados
Não deixe de buscar uma solução digital para gerir os processos do seu escritório e de utilizar sistemas sempre atualizados! Rever o fluxo de trabalho com o intuito de modernizá-lo é indispensável.
4- Treine sua equipe
Faça a divisão das atividades, crie um fluxograma de todas as tarefas, implemente um rodízio e tenha o hábito de fazer sessões de treinamento, principalmente com novos funcionários.
5- Monitore os processos
A fase de monitoramento dos processos é um mapeamento em um estágio mais avançado. Os novos métodos ou então os ajustados vão ser analisados pelos resultados entregues e comprados com as atividades antigas.
6- Monitore o desempenho
A otimização de processos deve ser um trabalho contínuo. Não é por que você fez o mapeamento e transformou os processos uma vez que não vai precisar fazer mais.
7- Não perca muito tempo em reuniões
Otimizar as tarefas significa também aproveitar bem o tempo. Portanto, fique atento ao prazo de duração das reuniões em seu escritório e jamais perca muito tempo com elas.
8- Organize documentos
Os documentos são a principal ferramenta de um escritório contábil, pois eles oferecem todas as informações e obrigações acessórias. Por isso e preciso que estejam sempre disponíveis e organizados.
9- Identifique e evite desperdícios
Quando o administrador otimiza os processos do negócio, ao mesmo tempo ele consegue maior eficiência com bem menos recursos. É aí que entra a análise dos processos, que vai identificar e eliminar todos os desperdícios.
Fonte: contabeis.com.br