Você sabe o que é o reembolso de despesas? Ele é algo corriqueiro na aquisição de prestação de serviços. Praticamente, uma empresa presta serviços à outra e paga todas as despesas para a prestação do serviço. Posteriormente, a empresa-cliente deve ser cobrada devido a essas despesas. Essa cobrança é feita através das notas de débito de reembolso de despesas.

O método de notas de débito de reembolso de despesas é bastante comum na rotina das consultorias, porém a prática pode ser feita por qualquer empresa que atua na prestação de serviços para outras empresas, independentemente da área ou do segmento.

Entretanto, as dúvidas acerca do assunto são muitas, sobretudo as que dizem respeito às notas de débito de reembolso de despesas como, por exemplo, se elas são suficientes para conseguir receber do cliente final, além da tributação que existe sobre elas.

O blogpost de hoje é feito para ajudar você, pequeno e microempreendedor que possui dificuldade na cobrança de despesas reembolsáveis e quer ganhar conhecimento ou se aprimorar no assunto de maneira mais efetiva. Leia tudo com bastante atenção!

As definições de receita, despesas e custos

Antes de abordarmos detalhes sobre nota de débito para reembolso de despesas, é fundamental você entender as definições básicas de receita, despesas e custos. Entenda tudo de maneira simplificada e bem objetiva!

Receitas

Em síntese, a receita está relacionada à entrada de valor que chega para acrescentar e é integrado ao patrimônio da pessoa, sem reservas ou condições, seja ela física ou jurídica, pública ou privada.

Em termos de patrimônio, a receita significa a soma de valores que ingressam no patrimônio de uma determinada empresa.

Despesas

Já as despesas mantêm relação com os gastos que não estão relacionados com a atividade primária da empresa. Os exemplos são gastos administrativos, folha de pagamento, gastos com vendas e marketing e despesas fixas como, água, luz e aluguel.

Custos

Existem diferenças básicas entre custos e despesas. Os custos dizem respeito aos gastos que mantêm ligação direta à atividade principal da empresa. O exemplo pode estar no produto. A matéria-prima para a produção é um custo.

O reembolso de despesas entre empresas aplicado na prática

Apresentadas as definições de receitas, despesas e custos, iremos aprofundar no reembolso de despesas. Ele é caracterizado por valores que foram quitados pela prestadora de serviços, que foi contratada, mas que têm ligação com despesas ou custos da contratante, que é o cliente final. Isso, por não contribuírem para o acréscimo patrimonial dela.

No caso apresentado, o ressarcimento deve ser feito ao contratado sobre o gasto. Ele não constitui parte do serviço e, consequentemente, não precisa ser tributado. Assim, existe a possibilidade de a cobrança ao cliente ser feita através da nota de débito.

É válido ressaltar que os valores que decorrem do preço do serviço devem ser justificados através de Nota Fiscal para que seja possível recolher toda a tributação de maneira correta e totalmente efetiva.

Despesas de viagem como deslocamento, alimentação e hospedagem, por exemplo, são consideradas reembolso por não realizarem acréscimo no patrimônio da empresa. Elas viabilizam a realização de um trabalho fora do local onde o empreendimento está inserido.

Saiba o que é nota de débito e entenda como ela se aplica

Caso não saiba, a nota de débito para reembolso de despesas basicamente é um documento usado para que seja efetuada a cobrança de valores para os quais não se aplica a emissão de notas fiscais.

Em síntese, a nota de debito é utilizada para os gastos que não constituem parte do serviço entre contratada e contratante, como despesas com locomoção, alimentação e outros. Os valores decorrentes ao preço do serviço devem ser justificados através de Nota Fiscal e tributados.

Dicas para você se prevenir e evitar prejuízos

– As despesas devem se manter relacionadas apenas a gastos necessários, usuais e que estejam inteiramente comprovados através de recebidos e notas fiscais;

– Detalhes do reembolso de despesas devem estar previstos nos contratos assinados entre contratada e contratante;

– As despesas não devem disfarçar os custos efetivos da prestação se serviço. Eles devem se limitar a valores que sejam verdadeiramente fundamentais para a conclusão do serviço e que, realmente precisem de reembolso;

– Tente controlar as suas despesas com uma ferramenta que facilite a prestação de contas e, por consequência, o reembolso de despesas.

Um sistema de reembolso pode te ajudar bastante

Essa será a última dica! Preste bastante atenção, pois ela é fundamental.

Para a realização legal do reembolso e para que seja utilizada corretamente as notas de débito para o reembolso de despesas, é fundamental realizar a comprovação da origem das despesas e guardar muito bem os recibos, comprovantes e notas fiscais, pois eles serão apresentados posteriormente.

Para que tudo isso seja feito de uma maneira prática e segura, um sistema de reembolso é importante. Trata-se de um método eficaz de gerenciamento dos reembolsos corporativos e proteção dos processos.

Esperamos que esse artigo tenha sido bastante esclarecedor para você, pequeno e microempreendedor. Apresentamos conceitos e dicas para que você possa entender de um modo mais fácil, os detalhes que estão relacionados ao reembolso de despesas e nota de débito.

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